Regulamin sklepu internetowego oraz świadczenia usług drogą elektroniczną serwisu www.e-wirtualnebiuro.com
1. Postanowienia ogólne
Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z serwisu internetowego dostępnego pod adresem www.e-wirtualnebiuro.com (dalej „Serwis”), zasady zawierania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną, prawa i obowiązki Użytkowników oraz Administratora, a także zasady odpowiedzialności stron.
Administratorem i usługodawcą jest WIRTUALNE BIURO EBIUROWIEC SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ („WIRTUALNE BIURO EBIUROWIEC Sp. z o.o.”) z siedzibą we Wrocławiu, Al. Marcina Kromera 51A, 51-163 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000719596, NIP: 8961576001, REGON: 369519816 (dalej: „Usługodawca”).
Kontakt z Usługodawcą możliwy jest pod adresem e-mail: biuro@e-wirtualnebiuro.com oraz telefonicznie: 575 985 540.
Regulamin jest udostępniany Użytkownikom nieodpłatnie w Serwisie w formie umożliwiającej jego pobranie, utrwalenie i wydrukowanie.
Warunkiem korzystania z Serwisu i zawarcia umowy jest zapoznanie się i akceptacja niniejszego Regulaminu.
2. Definicje
Użytkownik – osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna posiadająca zdolność prawną, która korzysta z Serwisu.
Konsument – Użytkownik będący osobą fizyczną dokonującą czynności prawnej niezwiązanej bezpośrednio z jego działalnością gospodarczą lub zawodową.
Usługi – usługi świadczone przez Usługodawcę za pośrednictwem Serwisu, w szczególności usługi wirtualnego biura, wynajmu adresu, obsługi korespondencji oraz inne wskazane w ofercie.
Umowa – umowa o świadczenie usług zawierana na odległość pomiędzy Użytkownikiem a Usługodawcą zgodnie z niniejszym Regulaminem.
3. Warunki techniczne
Do korzystania z Serwisu niezbędne są: dostęp do sieci Internet, urządzenie umożliwiające korzystanie z przeglądarki internetowej, aktywny adres e-mail. Użytkownik zobowiązany jest do korzystania z Serwisu w sposób zgodny z prawem i dobrymi obyczajami.
4. Składanie zamówień i zawarcie umowy
W ramach Serwisu Klient może posiadać konto klienta, w którym udostępniane są informacje o aktywnej usłudze, w tym w szczególności: dane usługi, okres rozliczeniowy, status subskrypcji, zawarta umowa oraz inne dokumenty związane z realizacją powierzonych usług.
Usługodawca umożliwia zawarcie Umowy za pośrednictwem Serwisu poprzez wypełnienie formularza zamówienia i dokonanie płatności.
Procedura zawarcia umowy obejmuje: wybór usługi, podanie danych niezbędnych do realizacji zamówienia, akceptację Regulaminu i Polityki Prywatności, dokonanie płatności online.
Umowa zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia przyjęcia zamówienia przez Usługodawcę na podany adres e-mail Użytkownika.
5. Ceny i płatności
Wszystkie ceny usług podawane są w złotych polskich (PLN) i są cenami netto. Do cen netto zostanie doliczony podatek VAT według obowiązującej stawki, chyba że w Serwisie wskazano inaczej.
Płatności dokonywane są wyłącznie kartą płatniczą za pośrednictwem operatora płatności online dostępnego w Serwisie
W przypadku usług abonamentowych/subskrypcyjnych Użytkownik może wyrazić zgodę na cykliczne pobieranie opłat (płatności odnawialne). Informacja o cykliczności, okresie rozliczeniowym oraz wysokości opłaty jest każdorazowo prezentowana w Serwisie przed złożeniem zamówienia.
Subskrypcja może odnawiać się automatycznie na kolejny okres rozliczeniowy, chyba że Użytkownik zrezygnuje z odnowienia w sposób przewidziany w Serwisie (np. w panelu klienta) lub kontaktując się z Usługodawcą. W przypadku braku możliwości pobrania opłaty Usługodawca może wstrzymać świadczenie usługi do czasu uregulowania należności.
W przypadku subskrypcji miesięcznej opłata pobierana jest automatycznie z częstotliwością co 1 miesiąc, w dniu odpowiadającym dacie rozpoczęcia subskrypcji (dacie odnowienia) wskazanej w Serwisie. Rezygnacja z odnowienia jest skuteczna na koniec bieżącego okresu rozliczeniowego; aby uniknąć pobrania opłaty za kolejny okres, rezygnacja powinna nastąpić najpóźniej przed datą odnowienia.
W przypadku usług świadczonych w modelu subskrypcyjnym (płatności cykliczne) Usługodawca może wysyłać Klientowi powiadomienia za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w szczególności wiadomości e-mail oraz SMS (o ile Klient podał numer telefonu), dotyczące zbliżającego się odnowienia płatności oraz nieudanej próby odnowienia płatności.
Powiadomienie o zbliżającym się odnowieniu płatności może zostać wysłane automatycznie:
(i) 3 dni przed odnowieniem subskrypcji miesięcznej oraz
(ii) 7 dni przed odnowieniem subskrypcji rocznej. Powiadomienie o nieudanej próbie odnowienia płatności jest wysyłane w dniu tej próby.
W przypadku co najmniej trzykrotnej nieudanej próby odnowienia płatności Usługodawca jest uprawniony – nie wcześniej niż po upływie 14 dni od pierwszej nieudanej próby – do wstrzymania świadczenia usługi (w szczególności wstrzymania odbioru i obsługi korespondencji kierowanej do Klienta) oraz do rozwiązania umowy o świadczenie danej usługi lub zaprzestania jej odnowienia na kolejny okres, o czym poinformuje Klienta drogą e-mail lub SMS.
Opłata za rozpoczęty okres rozliczeniowy jest bezzwrotna, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa stanowią inaczej lub oferta w Serwisie przewiduje inaczej.
Dokumenty sprzedażowe (np. faktury) mogą być wystawiane z wykorzystaniem systemu Fakturownia.pl. Jeżeli obowiązek prawny będzie tego wymagał, faktury mogą być przekazywane do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Użytkownik zobowiązany jest do dokonania płatności kartą płatniczą niezwłocznie po złożeniu zamówienia, chyba że regulamin oferty stanowi inaczej.
6. Realizacja usług
Usługi są realizowane zgodnie z opisem oferty zamieszczonej w Serwisie. Termin rozpoczęcia świadczenia usługi liczony jest od dnia zaksięgowania płatności, o ile nie uzgodniono inaczej.
W przypadku usług abonamentowych/subskrypcyjnych umowa zawierana jest na czas określony wskazany w ofercie i może ulegać automatycznemu odnowieniu na kolejne okresy rozliczeniowe, zgodnie z informacjami prezentowanymi w Serwisie.
W razie rezygnacji z odnowienia subskrypcji usługa jest świadczona do końca opłaconego okresu rozliczeniowego, po czym wygasa.
6.1 Uprawnienie do korzystania z adresu
Klient uzyskuje możliwość korzystania z adresu Usługodawcy do celów rejestracyjnych oraz do obsługi korespondencji (w zakresie wybranego pakietu) z chwilą zawarcia umowy oraz zaksięgowania płatności za usługę.
Adresem, o którym mowa powyżej, jest: Al. Marcina Kromera 51A, 51-163 Wrocław (dalej: „Adres”).
6.2 Obowiązek zaprzestania korzystania z Adresu
Po zakończeniu usługi Klient zobowiązuje się posługiwać się Adresem wyłącznie w okresie obowiązywania umowy/aktywnej subskrypcji.
Jeżeli brak płatności (skutkujący wstrzymaniem usługi, o którym mowa w pkt 5) utrzymuje się nieprzerwanie przez 30 dni od daty odnowienia, Usługodawca może wypowiedzieć umowę ze skutkiem natychmiastowym. O wypowiedzeniu Klient zostanie poinformowany drogą elektroniczną.
W przypadku zakończenia umowy z jakiejkolwiek przyczyny, w tym w szczególności zaprzestania opłacania subskrypcji, wygaśnięcia usługi lub wypowiedzenia umowy przez Usługodawcę po wstrzymaniu usługi, Klient zobowiązany jest do niezwłocznego zaprzestania posługiwania się Adresem oraz do dokonania zmian w odpowiednich rejestrach i bazach danych, w terminie 30 dni od dnia zakończenia umowy/usługi.
Potwierdzeniem wykonania obowiązku, o którym mowa powyżej, jest w szczególności:
a) aktualizacja danych ujawnionych w KRS / CEIDG / REGON (GUS) (w zależności od formy prowadzonej działalności), albo
b) w przypadku braku aktualizacji w ww. rejestrach w terminie – kopia złożonego wniosku o zmianę danych adresowych (np. potwierdzenie złożenia wniosku do KRS / CEIDG) wraz z oświadczeniem o wskazaniu nowego adresu.
Do czasu otrzymania potwierdzenia, o którym mowa powyżej, Usługodawca może:
a) wstrzymać świadczenie usług powiązanych z Adresem (np. obsługę korespondencji) oraz/lub
b) zwracać korespondencję nadaną na Adres zgodnie z zasadami operatora pocztowego oraz wewnętrznymi procedurami Usługodawcy.
7. Prawo odstąpienia od umowy
- Konsument ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, bez podania przyczyny.
- Aby skorzystać z prawa odstąpienia, Konsument powinien złożyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy drogą elektroniczną na adres e-mail: biuro@e-wirtualnebiuro.com.
- Wzór formularza odstąpienia od umowy stanowi załącznik do niniejszego Regulaminu.
- W przypadku usług świadczonych drogą elektroniczną, w tym usługi wirtualnego biura, Konsument może zażądać rozpoczęcia świadczenia usługi przed upływem 14 dni od dnia zawarcia umowy.
- Na stronie Sklepu, przed dokonaniem zakupu usługi wirtualnego biura, Konsument ma możliwość zaznaczenia checkboxa, w którym wyraża zgodę na rozpoczęcie świadczenia usługi przed upływem terminu odstąpienia od umowy.
- W przypadku zaznaczenia checkboxa, o którym mowa powyżej, Konsument przyjmuje do wiadomości i akceptuje, że po pełnym wykonaniu usługi przez Usługodawcę traci prawo do odstąpienia od umowy, zgodnie z art. 38 ustawy o prawach konsumenta.
- Prawo odstąpienia nie przysługuje także w innych przypadkach określonych w art. 38 ustawy o prawach konsumenta.
8. Reklamacje
Użytkownik ma prawo złożyć reklamację dotyczącą realizowanych usług.
Reklamację można składać drogą elektroniczną na adres e-mail: biuro@e-wirtualnebiuro.com.
Reklamacja powinna zawierać: dane Użytkownika, opis problemu oraz żądanie.
Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania.
9. Dane osobowe
Administratorem danych osobowych jest WIRTUALNE BIURO EBIUROWIEC Sp. z o.o. z siedzibą we Wrocławiu.
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz Polityką Prywatności dostępną w Serwisie.
Szczegółowe informacje o celach, podstawach prawnych, odbiorcach danych (w tym dostawcach płatności, Fakturownia.pl oraz KSeF) oraz okresach przechowywania danych znajdują się w Polityce Prywatności.
10. Odpowiedzialność
Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu Serwisu wynikające z przyczyn niezależnych od niego (siła wyższa, awarie, działania osób trzecich). Usługodawca ponosi odpowiedzialność wobec Konsumenta na zasadach określonych w Kodeksie cywilnym i ustawie o prawach konsumenta.
11. Pozasądowe sposoby rozpatrywania sporów
Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń. Szczegółowe informacje dostępne są na stronie www.uokik.gov.pl. Konsument może skorzystać także z platformy ODR Komisji Europejskiej dostępnej pod adresem: https://ec.europa.eu/consumers/odr.
12. Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego. Umowa zawierana jest w języku polskim. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu, o czym poinformuje Użytkowników poprzez publikację nowej wersji na stronie Serwisu.
Regulamin obowiązuje od dnia 28.01.2026 r. – Pobierz
Dodatkowe zasady dotyczące Konta Klienta i subskrypcji
- Zarządzanie wieloma podmiotami: Użytkownik w ramach jednego Konta Klienta może posiadać wiele niezależnych subskrypcji, w tym subskrypcje dotyczące różnych podmiotów gospodarczych (firm). Każda subskrypcja jest rozliczana i fakturowana odrębnie.
- Zmiana pakietu (prorata): Użytkownik może w dowolnym momencie zmienić pakiet na wyższy lub niższy. System automatycznie przelicza różnicę w cenie proporcjonalnie do pozostałego okresu rozliczeniowego, ustalając wysokość nadpłaty (zaliczanej na poczet przyszłych okresów) lub dopłaty (wymaganej do aktywacji zmiany).
- Model subskrypcyjny: Usługi świadczone są w modelu subskrypcji miesięcznej lub rocznej. Aktywacja usługi następuje z chwilą skutecznego dokonania płatności za pierwszy okres rozliczeniowy.
- Automatyzacja płatności: Płatności cykliczne są realizowane automatycznie za pośrednictwem zewnętrznej bramki płatniczej. Bramka płatnicza służy wyłącznie do procesowania transakcji i nie kontroluje harmonogramu rozliczeń – wynika on z ustawień systemu Serwisu oraz wybranego planu subskrypcji.
- Zasady ponowień płatności (Dunning Process): W przypadku nieudanej płatności cyklicznej system podejmuje automatyczne próby ponownego obciążenia karty przez okres 7 dni (łącznie 5 prób ponowienia). W trakcie trwania cyklu ponowień (7 dni) status subskrypcji zostaje zmieniony na „Wstrzymanie” (On-Hold), a zamówienie odnowienia na „Oczekujące” (Pending). Bramka płatnicza służy wyłącznie do procesowania transakcji i nie kontroluje harmonogramu rozliczeń – wynika on z ustawień systemu Serwisu. Mechanizm automatycznych ponowień nie ma zastosowania do płatności realizowanych drogą SEPA. Po piątej, nieudanej próbie, zamówienie zostaje oznaczone jako nieudane, a Użytkownik otrzymuje drogą e-mail fakturę do samodzielnego opłacenia w celu przywrócenia świadczenia Usług.
Załącznik: Wzór formularza odstąpienia od umowy
FORMULARZ ODSTĄPIENIA OD UMOWY
Adresat:
WIRTUALNE BIURO EBIUROWIEC Sp. z o.o.
Al. Marcina Kromera 51A
51-163 Wrocław
e-mail: biuro@e-wirtualnebiuro.com
Ja ………………….. niniejszym informuję o odstąpieniu od umowy zawartej dnia ………………….. dotyczącej świadczenia usługi …………………..
Imię i nazwisko konsumenta: ……………………………………….
Adres: ……………………………………….
Data: ……………………………………….
Podpis: ……………………………………….